18 abril 2014

Un proyecto

Hola Ignacio: Necesito hacerte una pregunta, ruego me entiendas.
Una empresa constructora.
Una arquitecta llevará el Microsoft Project, estará a su cargo. Los demás departamentos llevarán ese mismo proyecto, pero todos reportaran a ella.
Ella verá lo que hacen todos.
¿Cómo hacerlo?
Gracias!


Hola [Ignacio Martín]:

la arquitecta es la jefa del proyecto. Su misión es establecer el plan del programa en Microsoft Project. Es la project manager y su deber es crear, controlar, actualizar y comunicar el estado del proyecto. Los responsables de cada departamento y de sus trabajos-tareas deben de reportar a la jefa del proyecto las fechas de comienzo real y fin real, ó comienzo real+días trabajados en la tarea+días que restan. Todo ello a una fecha periódica de estado o actualización (semanal, quincenal (?)). Todos los responsables de comunicar el estado de los trabajos deben informar a la misma fecha de estado. El jefe de proyecto requiere, aprueba y actualiza la información y la introduce en Project. Comunica el estado del proyecto normalmente en una reunión de revisión conjunta, previa reprogramación de los trabajos retrasados a partir de la última fecha de estado. Se toman decisiones de ajuste en cuanto a retrasos, alcance, cambios, etc. y se saca el nuevo plan. Se suele hacer una copia de dicho plan previsto o línea de base al comienzo de cada período de seguimiento o actualización. La forma en que se comunica al jefe de proyecto puede ser en papel con las tareas previamente filtradas por cada departamento.

Los departamentos y personas implicadas pueden ver el archivo de Project en modo solo lectura pero no pueden editarlo, solo el jefe de proyecto. También se puede implantar Project Server, en cuyo caso se requiere una cierta infraestructura de software algo más sofisticada y costosa, con una base de datos SQL Server y asesoría en la implantación. De esa forma, los departamentos, la dirección y terceros consultan y actualizan mediante permisos vía simplemente navegador web.

20 marzo 2012

Control y seguimiento del coste del proyecto – Método del Valor acumulado (Earned value o Valor ganado)


Necesidad de herramientas de planificación y seguimiento del Coste
La planificación y seguimiento del coste del proyecto es una opción muy importante que nos brindan determinadas herramientas de software como Microsoft Project o Planer Et. El desconocimiento del software y su metodología de aplicación,  junto a la priorización del control del plazo sobre los aspectos económicos en situaciones de bonanza  despreciaban esta información. En la actualidad, y en situaciones de incertidumbre económica se hace más necesario disponer de herramientas de planificación y control en dicha área, que ayuden a la toma de decisiones en los proyectos por parte de los responsables e inversores.
1.       El punto de partida es el Plan de inversiones del proyecto
Estas herramientas de software de gestión de proyectos requieren para empezar que seamos capaces de obtener el plan de inversión  económica, plan previsto inicial o línea de base de los costos en el tiempo.  Esto se consigue mayoritariamente valorando a partida alzada los costos de cada tarea del proyecto y/o asignado recursos a los trabajos y definiendo una tasa del precio hora del recurso y/o de la unidad material empleada. Evidentemente todo ello ha de estar soportado sobre una programación con las tareas del proyecto adecuadamente estimadas en su duración, y relacionadas apropiadamente mediante vínculos de precedencia con el resto de las actividades interdependientes. No cabe medias tintas, si lo que podríamos llamar programación técnica o de los trabajos no está medianamente bien hecha, el sistema de control en cualquiera de sus aspectos no funcionará.
2.       Me comprometo a hacer seguimiento todos los viernes
Que exista una oficina de proyectos o al menos un responsable en la organización, comprometido con la gestión y seguimiento de los proyectos, que goce del conocimiento y de las atribuciones necesarias, junto con el apoyo firme de la dirección es un factor imprescindible sin el cual difícilmente se conseguirán los objetivos. Es necesario asegurar que periódicamente y ciñéndose a la fecha y hora acordada (Fecha de estado o revisión) se dispondrá de la información real de lo que ha ocurrido desde la última actualización: fechas de comienzo y fin reales, % completado o días reales trabajados, incluso horas de los recursos si se están controlando, cambios en la estimación de la duración restante si es el caso y por supuesto coste real de la tarea una vez terminada.
3.       Hay que reprogramar el trabajo retrasado
No se debe utilizar planes que incluyan tareas con trabajos programados anteriores a la Fecha de estado y que aún no se han hecho. Para dar realismo y utilidad al programa del proyecto se debe reprogramar todos los trabajos pendientes a partir de la Fecha de estado, lo que hace Microsoft Project y Planer Et automáticamente cuando se lo pedimos. Dado que se supone existe una programación adecuada con vínculos entre tareas cuando son necesarios, el software nos mostrará la nueva programación actualizada y reprogramada a la fecha de estado.
¿Se está cumpliendo el presupuesto?
Como se decía al principio, cada vez  es más frecuente escuchar la siguiente pregunta por parte de los responsables, e inversores de los proyectos  ¿cómo va el presupuesto?  ¿se va cumpliendo conforme a lo previsto?  Difícilmente se podrá contestar a dichas preguntas sin métodos o herramientas algo más ambiciosas que el mero y necesario procedimiento periódico de actualización comentado con anterioridad. Si bien es cierto que podemos responder con las cifras reales gastadas del presupuesto, esto no es suficiente para saber si se corresponde o no  con el plan inicial de inversiones ya que esa cifra de Costo real puede ser mayor o menor a lo que cabría esperar debido a un adelanto o retraso en el plazo de ejecución respectivamente, o incluso adecuándose al plazo esperado la cifra real puede variar debido a un mayor o menor encarecimiento o abaratamiento de costos.
El Método del Valor acumulado o Valor ganado (Earned value) facilita el control del presupuesto del proyecto

Sin pretender dar una explicación exhaustiva sobre el Método del valor acumulado, a continuación se comenta de manera resumida y se anexa una imagen de ejemplo de la información que esta técnica aporta, y de la cual podemos disponer en Microsoft Project , siempre y cuando se hayan realizado los pasos previos  1, 2 y 3  mencionados anteriormente. Sin duda, la implantación de esta técnica para el control y seguimiento del presupuesto del proyecto es una herramienta tan necesaria hoy día que cuesta imaginar proyectos rentables y bien gestionados sin su aplicación. Con ella podremos responder a la pregunta ¿cuánto he gastado de lo que debería hasta la fecha?  y de lo que he gastado hasta la fecha ¿cuánto debería haber costado según el presupuesto  y cuánto a costado realmente? Según la evolución del gasto hasta la fecha de estado ¿cuánto terminará costando el proyecto? Y finalmente y a la fecha de estado, ¿cuánto más dinero necesitaré o me sobrará para hacer lo que falta?

El Valor acumulado o Earned Value, se orienta a controlar el estado de rendimiento o cumplimiento del presupuesto(línea de base) a una fecha de estado o revisión, de manera que determinadas variables, campos o indicadores, que también se incluyen en Microsoft Project, informan de: I/ lo que se debería llevar gastado según la programación de la línea de base a la fecha de estado (CPTP), II/lo que se debería llevar gastado por el trabajo realizado(% completado o avance) a la fecha de estado de acuerdo con los valores de la línea de base para ese trabajo real (CPTR o Earned value EV o Valor ganado-completado-alcanzado-etc.) y por último III/ lo que exactamente ha costado el trabajo realizado (CRTR). A partir de estos 3 valores se calcula una serie de indicadores y campos de desviaciones y variaciones como se muestra en la imagen superior. Hay 5 campos de entrada y 8 fórmulas que se pueden simular en Excel para entenderlo mejor. Otros campos interesantes incluidos en la tabla son el CEF o Costo estimado a la finalización, que hace una previsión de cuánto podría llegar a costar el proyecto en función de los valores alcanzados a la fecha de estado, y también el campo IRPC o Índice de rendimiento para completar, que nos informa de en cuanto se supera o reduce el presupuesto inicialmente asignado para la parte restante por ejecutar, lo que nos orienta sobre el dinero sobrante o que debemos conseguir para terminar el proyecto. En este ejemplo diseñé una tabla con todos los campos más los 3 indicadores gráficos personalizados.
Ignacio Martín
MVP Microsoft Project
Marzo 2012