20 marzo 2012

Control y seguimiento del coste del proyecto – Método del Valor acumulado (Earned value o Valor ganado)


Necesidad de herramientas de planificación y seguimiento del Coste
La planificación y seguimiento del coste del proyecto es una opción muy importante que nos brindan determinadas herramientas de software como Microsoft Project o Planer Et. El desconocimiento del software y su metodología de aplicación,  junto a la priorización del control del plazo sobre los aspectos económicos en situaciones de bonanza  despreciaban esta información. En la actualidad, y en situaciones de incertidumbre económica se hace más necesario disponer de herramientas de planificación y control en dicha área, que ayuden a la toma de decisiones en los proyectos por parte de los responsables e inversores.
1.       El punto de partida es el Plan de inversiones del proyecto
Estas herramientas de software de gestión de proyectos requieren para empezar que seamos capaces de obtener el plan de inversión  económica, plan previsto inicial o línea de base de los costos en el tiempo.  Esto se consigue mayoritariamente valorando a partida alzada los costos de cada tarea del proyecto y/o asignado recursos a los trabajos y definiendo una tasa del precio hora del recurso y/o de la unidad material empleada. Evidentemente todo ello ha de estar soportado sobre una programación con las tareas del proyecto adecuadamente estimadas en su duración, y relacionadas apropiadamente mediante vínculos de precedencia con el resto de las actividades interdependientes. No cabe medias tintas, si lo que podríamos llamar programación técnica o de los trabajos no está medianamente bien hecha, el sistema de control en cualquiera de sus aspectos no funcionará.
2.       Me comprometo a hacer seguimiento todos los viernes
Que exista una oficina de proyectos o al menos un responsable en la organización, comprometido con la gestión y seguimiento de los proyectos, que goce del conocimiento y de las atribuciones necesarias, junto con el apoyo firme de la dirección es un factor imprescindible sin el cual difícilmente se conseguirán los objetivos. Es necesario asegurar que periódicamente y ciñéndose a la fecha y hora acordada (Fecha de estado o revisión) se dispondrá de la información real de lo que ha ocurrido desde la última actualización: fechas de comienzo y fin reales, % completado o días reales trabajados, incluso horas de los recursos si se están controlando, cambios en la estimación de la duración restante si es el caso y por supuesto coste real de la tarea una vez terminada.
3.       Hay que reprogramar el trabajo retrasado
No se debe utilizar planes que incluyan tareas con trabajos programados anteriores a la Fecha de estado y que aún no se han hecho. Para dar realismo y utilidad al programa del proyecto se debe reprogramar todos los trabajos pendientes a partir de la Fecha de estado, lo que hace Microsoft Project y Planer Et automáticamente cuando se lo pedimos. Dado que se supone existe una programación adecuada con vínculos entre tareas cuando son necesarios, el software nos mostrará la nueva programación actualizada y reprogramada a la fecha de estado.
¿Se está cumpliendo el presupuesto?
Como se decía al principio, cada vez  es más frecuente escuchar la siguiente pregunta por parte de los responsables, e inversores de los proyectos  ¿cómo va el presupuesto?  ¿se va cumpliendo conforme a lo previsto?  Difícilmente se podrá contestar a dichas preguntas sin métodos o herramientas algo más ambiciosas que el mero y necesario procedimiento periódico de actualización comentado con anterioridad. Si bien es cierto que podemos responder con las cifras reales gastadas del presupuesto, esto no es suficiente para saber si se corresponde o no  con el plan inicial de inversiones ya que esa cifra de Costo real puede ser mayor o menor a lo que cabría esperar debido a un adelanto o retraso en el plazo de ejecución respectivamente, o incluso adecuándose al plazo esperado la cifra real puede variar debido a un mayor o menor encarecimiento o abaratamiento de costos.
El Método del Valor acumulado o Valor ganado (Earned value) facilita el control del presupuesto del proyecto

Sin pretender dar una explicación exhaustiva sobre el Método del valor acumulado, a continuación se comenta de manera resumida y se anexa una imagen de ejemplo de la información que esta técnica aporta, y de la cual podemos disponer en Microsoft Project , siempre y cuando se hayan realizado los pasos previos  1, 2 y 3  mencionados anteriormente. Sin duda, la implantación de esta técnica para el control y seguimiento del presupuesto del proyecto es una herramienta tan necesaria hoy día que cuesta imaginar proyectos rentables y bien gestionados sin su aplicación. Con ella podremos responder a la pregunta ¿cuánto he gastado de lo que debería hasta la fecha?  y de lo que he gastado hasta la fecha ¿cuánto debería haber costado según el presupuesto  y cuánto a costado realmente? Según la evolución del gasto hasta la fecha de estado ¿cuánto terminará costando el proyecto? Y finalmente y a la fecha de estado, ¿cuánto más dinero necesitaré o me sobrará para hacer lo que falta?

El Valor acumulado o Earned Value, se orienta a controlar el estado de rendimiento o cumplimiento del presupuesto(línea de base) a una fecha de estado o revisión, de manera que determinadas variables, campos o indicadores, que también se incluyen en Microsoft Project, informan de: I/ lo que se debería llevar gastado según la programación de la línea de base a la fecha de estado (CPTP), II/lo que se debería llevar gastado por el trabajo realizado(% completado o avance) a la fecha de estado de acuerdo con los valores de la línea de base para ese trabajo real (CPTR o Earned value EV o Valor ganado-completado-alcanzado-etc.) y por último III/ lo que exactamente ha costado el trabajo realizado (CRTR). A partir de estos 3 valores se calcula una serie de indicadores y campos de desviaciones y variaciones como se muestra en la imagen superior. Hay 5 campos de entrada y 8 fórmulas que se pueden simular en Excel para entenderlo mejor. Otros campos interesantes incluidos en la tabla son el CEF o Costo estimado a la finalización, que hace una previsión de cuánto podría llegar a costar el proyecto en función de los valores alcanzados a la fecha de estado, y también el campo IRPC o Índice de rendimiento para completar, que nos informa de en cuanto se supera o reduce el presupuesto inicialmente asignado para la parte restante por ejecutar, lo que nos orienta sobre el dinero sobrante o que debemos conseguir para terminar el proyecto. En este ejemplo diseñé una tabla con todos los campos más los 3 indicadores gráficos personalizados.
Ignacio Martín
MVP Microsoft Project
Marzo 2012

5 comentarios:

  1. Estimado Ignacio, muchisimas gracias, me ha resultado muy ilustrativo tu articulo... Te cuento que estoy tratando de introducir el valor ganado como la manera de controlar y predecir la performance de los proyectos en el grupo de Jefes de proyectos al que pertenesco en el trabajo, pero me he encontrado con el inconveniente que el campo BCWP en el project 2010 siempre me da cero, ¿te ha pasado alguna vez? ¿tienes alguna idea de que puede ser lo que estoy haciendo mal? Obviamente tengo mi linea base y hago el seguimiento de los valores reales en cuanto a fecha inicio, fecha fin, duración, etc...

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    1. Ignacio MVP9/23/2012

      Hola Mario:

      ¿has introducido la Fecha de estado o revisión en Información del proyecto?
      ¿usas recursos?
      ¿como valoras los costos?

      envíame si lo prefieres un pequeño archivo con 1 o 2 tareas donde te pase y te digo algo.

      Saludos

      Ignacio MVP
      imartin@epmconsultores.com

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    2. Ignacio MVP9/25/2012

      Hola Mario,

      la Línea de base o Plan previsto de tu proyecto tiene el Costo previsto igual a $0. Esto es así probablemente porque la creación o establecimiento de la Línea de base se realizó cuando aún no habías incluido la Tasa €/h de los recursos. Si insertas la columna Costo previsto y luego estableces de nuevo la Línea de base verás como pasa de $0 a su valor, aunque ya lo tomaría en base a la nueva programación actual, al igual que las fechas. Que sepas no obstante que los valores previstos son editables.

      Saludos

      Ignacio Martín

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  2. Anónimo3/14/2013

    Hola,

    Llevo algún tiempo aplicando EV a mis proyectos con MS Project, pero hasta día de hoy no me he dado cuenta de lo siguiente.

    Para calcular el CPTR project te permite seleccionar hacerlo sobre el %completado o el %físico completado. Por defecto lo hace sobre el %completado y yo siempre había usado esta manera predeterminada. El problema es que el %completado lo calcula en función de la duración y no del trabajo. A mi me interesaría calcular el CPTR en función del % de trabajo completado que es lo que realmente me dice % de avance real de la tarea en términos de esfuerzo y coste.

    ¿Alguna forma de hacerlo? Yo había pensado utilizar el %físico completado, pero no es viable introducirlo manualmente para todas las tareas. ¿Se puede aplicar alguna fórmula para que calcule el % físico completado (por ejemplo =[%trabajo completado])?

    Utilizo MS Project 2007

    Muchas gracias
    Mario Dorado

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  3. Otros uso interesante del método del valor ganado se da en multiproyectos, los cuales tienen recursos limitados compartidos, lo que implica tener que priorizar su asignación pensando en maximizar el resultado conjunto de los proyectos. Este artículo muestra cómo usar valor ganado para ello
    http://www.recursosenprojectmanagement.com/priorizacion-en-entorno-multiproyecto/

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